KREATIVNA UPRAVA Blog Melite Pavlek

Planirajte na vrijeme – strateški i mudro

Svrha planiranja komunikacije vaše ustanove je da možete puno jasnije naglasiti svoje poruke, izabrati najbolji medij i način da ih objavite te imati kontrolu nad onime što komunicirate. Pripremite se i na to da kriza uvijek može iskrsnuti, ali ćete vi biti spremni. Ukoliko se i dogodi krizna situacija, vjerujte da ćete uvijek puno jednostavnije reagirati na nju ukoliko imate barem najjednostavniji usvojeni plan komuniciranja.

Ukoliko ne znate kamo idete, možete krenuti u bilo kojem smjeru i misliti da je to upravo najbolje što vam se dogodilo. No ukoliko želite zaista ostvarivati zadane ciljeve, bitno je planirati apsolutno svaki segment rada. U kontekstu komuniciranje općina, gradova i županija to bi značilo da nije dovoljno samo imati razvojni plan i donesen proračun već jasnu i primjenjivu komunikacijsku strategiju. Nemojte se zavarati stručnim pojmovima. Čak i da odredite osnovnih nekoliko parametara planiranja (cilj, javnosti, strategije, taktike, vremenski plan, proračun i evaluaciju) učinili ste puno. Ukoliko vaša institucija već nema konkretnu komunikacijsku strategiju isprobajte planiranje na nekoj jednostavnoj kampanji ili projektu koji radite i uvjeriti ćete se da je dobrobit ogromna. Svrha planiranja komunikacije vaše ustanove je da možete puno jasnije naglasiti svoje poruke, izabrati najbolji medij i način da ih objavite te imati kontrolu nad onime što komunicirate. Pripremite se i na to da kriza uvijek može iskrsnuti, ali ćete vi biti spremni. Ukoliko se i dogodi krizna situacija, vjerujte da ćete uvijek puno jednostavnije reagirati na nju ukoliko imate barem najjednostavniji usvojeni plan komuniciranja.

Još jedna velika vrijednost planiranja je što kod svih potiče dugoročno razmišljanje. Umjesto da se stalno bavite s onim što je „sad i ovdje“ i gasite nepredviđene komunikacijske požare možete puno jasnije definirati cilj vaše institucije ili ustanove u duljem razdoblju. Istina je – možda vam je trenutno u fokusu samo jedan sjajan EU projekta, a možda zapravo želite biti općina koja je predvodnik u privlačenju sredstava i realizaciji projekata. Ukoliko je tako, puno drugačije ćete uokviriti svoju dugoročnu komunikaciju i potrudi ćete se da se to osjeti u svakom segmentu. Od vaše web stranice i poruka društvenih mreža, do događaja koje ćete organizirati i poruka koje ćete komunicirati s građanima.

Planiranje također svodi krizne situacije na minimum jer već u trenutku kada izrađujete plan razmišljate i o tome što bi sve moglo krenuti nizbrdo. Ne treba se dramatizirati pretjerano, ali se treba razmišljati i o izazovima koji stoje ispred vas. I na kraju krajeva planiranje komunikacije zaista traži od vas da budete proaktivni. Razmislit ćete koji mediji su najbolji za prenošenje vaše poruke, možete li drugim kanalima informirati građane (publikacije, društvene mreže, sastanci mjesnih odbora).

Uvijek je bitno je odgovoriti na par jednostavnih pitanja;

  1. Koji je naš stvarni cilj u odnosu na okruženje i građane?
  2. Tko su naše primarne ciljane javnosti?
  3. Koje tri poruke su najvažnije?
  4. Koji je najbolji način da poruka stigne do ciljanih javnosti?
  5. Kako ćemo znati da smo uspjeli u tome?

U komuniciranju općina, gradova i županija koja je u proteklih nekoliko godina zaista evoluiralo bitno je upozoriti na još jednu zamku. Ona se odnosi na vrednovanje naših napora.

Ukoliko ne znate da li je poruka zaista došla do onih koje ste ciljali ili ukoliko ne znate što su oni promijenili nakon toga, niste niti trebali raditi ništa. Najvažnija stvar je dobro analizirati koji je učinak svaki vaš projekt, događaj ili publikacija izazvala. Ukoliko želite prizemni, ali često najbolji kriterij on može biti broj ljudi koji su se odazvali, broj građana koji je sudjelovao u nekom projektu ili čak i anonimna anketa u kojoj oni ocjenjuju vaš napor. Nemojte se bojati toga jer je to najbolji način da razumijete što radite dobro ili loše.

Ukoliko nemate povratnu informaciju moguće je da svo vrijeme mislite da ste sjajni u komuniciranju, a da čak niti vaši službenici ne razumiju što je cilj. A onda tek imamo IZAZOV.

Prethodni blogovi:

 Melita Pavlek je stručnjak za lokalnu demokraciju i razvoj, savjetnica za komuniciranje i NLP leadership praktičar. Uz bogato iskustvu u odnosima s javnošću i novinarstvu, dugo godina je bila aktivna u udrugama civilnog društva. U svojim predavanjima i edukacijama kombinira napredne tehnike leadershipa i coachinga.

*Sadržaj, stavovi i mišljenja izneseni u komentarima i blogovima objavljenima na portalu gradonačelnik.hr pripadaju autoru te ne predstavljaju nužno stavove uredništva.

BLOG, melita pavlek