Kada i kako organizirati konferenciju za novinare

Bitno je da se dobro pripremite za novinarska pitanja, potpitanja i komentare. Izradite scenarije najstrašnijih pitanja koje bi mogla biti postavljena i pripremite odgovore i na njih. Novinari imaju pravo pitati, a vi imate obavezu biti pripremljeni. Jednostavno je tako. Prihvatite to!

Press konferencije u javnom prostoru koriste se na različite načine. Ipak jedini ispravan način je da prvo procijenite imate li zaista sadržaj koji zahtijeva ovu formu odnosa s javnošću. Zato je dobro osvijestiti da konferencije za novinare radimo onda kada klasičnim alatima ne možemo prenijeti našu vijest ili projekt ili pak želimo dati dodatnu važnost onome što predstavljamo. Previše često održavanje konferencija za novinare ili pak loše pripremljene konferencije jako brzo će se okrenuti protiv vas. To ćete prvo uočiti po tome što se interes medija opasti, a vaša vidljivost će platiti cijenu krive procjene.

Tri najčešća slučajeva u kojima treba koristiti konferencije za medije su:

  1. Imate veliku vijest koja je važna za lokalnu zajednicu i želite je podijeliti: To je i prilika da novinari pitaju sve što ih zanima, a za vas je to odlična mogućnost da im projekt ili vijest predstavite multimedijalno.
  2. Krizna situacija ili potencijalno krizna situacija: Kada znate da će se nešto reputacijski loše dogoditi budite prvi koji će otkloniti takvu situaciju i na vrijeme izaći s ispravnim, pravodobnim i potpunim informacijama.
  3. Interes javnosti je iznimno velik oko neke teme: Povremeno će interes javnosti stvoren okolnostima ili samim medijima biti toliko velik da jednostavno morate progovoriti. Najbolji način da to napravite je ispred kamera. Nemojte se skrivati iza sterilnih izjava i šabloniziranih priopćenja. Dobra press konferencija je u tom trenutku vaše najbolje reputacijsko oružje.

Kako bi konferencija bila uspješna provjerite nekoliko „sitnih“ detalja prije nego pošaljete pozive medijima:

  1. Odredite pogodan datum i vrijeme. Najpovoljniji su utorak, srijeda i četvrtak i to između 10.00 i 14.00 sati, ali ono što je bitno je prilagoditi to lokalnim prilikama. Kada lokalni mediji dolaze najčešće, postoji li još neko događanje, koga sve medijski želite pokriti? Neki puta je najbitnije procijeniti kada ćete plasirati vašu informaciju i zato budite pažljivi u procjeni
  2. Prostor u kojem je održavate. Nemojte si dozvoliti da imate nepripremljenu dvoranu, lošu tehniku ili neprilagođen prostor. Dapače, sve provjerite dan prije. Još bolja stvar je kada o nekom projektu govorite upravo na lokaciji na kojoj se on i realizira. Pressica u izmještenom prostoru podrazumijeva da se bavite i tehničkom pripremom koja će novinarima biti potrebna, ali i prilagodite prostor praćenju presice.
  3. Pripremite pisani materijal. Bez obzira što mislite da ste sve rekli pripremite materijale za novinare koji će sadržavati i više informacije nego što je nužno pogotovo ako to želite povezati s vašim strateškim ciljevima. Budite kreativni, koristite nove tehnologije, video klipove, prezentacije, analize.
  4. Pažljivo birajte sudionike. Zamislite se u ulozi novinara i na pressici predstavite ljude koji će biti važni za priču. Da, neki puta će za dobru prezentaciju biti dovoljan dužnosnik, ali korisnici usluge koju predstavljate i iskustva ljudi zbog kojih neki projekt pokrećete su ono što je „meso“ svake dobre vijesti. Ne omalovažavajte moć dobre ljudske priče.
  5. Moderator mora biti pripremljen. Moderator ne služi tome da drži dalje od vas „zločesta“ pitanja već da dobro upravlja pitanjima, komunikacijom i vremenom pressice. Želite li se fokusirati na poruku morate uz sebe imati sposobnog i elokventnog moderatora.

I na kraju, ali svakako ništa manje bitno je da se dobro pripremite za novinarska pitanja, potpitanja i komentare. Izradite scenarije najstrašnijih pitanja koje bi mogla biti postavljena i pripremite odgovore i na njih. Novinari imaju pravo pitati, a vi imate obavezu biti pripremljeni. Jednostavno je tako. Prihvatite to!

Prethodni blogovi:

*  Melita Pavlek je stručnjak za lokalnu demokraciju i razvoj, savjetnica za komuniciranje i NLP leadership praktičar. Uz bogato iskustvu u odnosima s javnošću i novinarstvu, dugo godina je bila aktivna u udrugama civilnog društva. U svojim predavanjima i edukacijama kombinira napredne tehnike leadershipa i coachinga.

*Sadržaj, stavovi i mišljenja izneseni u komentarima i blogovima objavljenima na portalu gradonačelnik.hr pripadaju autoru te ne predstavljaju nužno stavove uredništva.